ابزار Subtotal در اکسل چیست؟
ابزار subtotal در اکسل ابزاری است که داده ها رو بر اساس فیلدهای مخالف دسته بندی میکنه و عملیاتی رو روی اونها انجام میده. توجه کنید که این ابزار با تابع Subtotal اشتباه گرفته نشه.
فرض کنید دیتابیسی از داده های مربوط به فروش گروه های مختلف در ماه های مختلف سال داریم، مشابه شکل ۱٫ (برای دریافت فایل نمونه جهت تمرین، به انتهای پست مراجعه کنید)
میخواهیم بر اساس ماه دسته بندی انجام بشه و جمع فروش هر ماه رو ببینیم. برای اینکار مراحل زیر رو انجام بدید:
روی یکی از سلول های بانک اطلاعاتی کلیک کنید. اکسل خودش محدوده داده رو تشخیص میده.- از مسیر زیر بر روی Subtotal کلیک کنید:
Data/ Outline/ Subtotal
شکل ۱- ابزار Subtotal در اکسل – بانک اطلاعاتی
- با زدن این گزینه، پنجره تنظیمات این ابزار ظاهر میشه.
- در قسمت At Each Change In فیلد ماه رو قرار بدید؛
- در قسمت Use Function عملیات مورد نظر رو انتخاب کنید مثلا عملیات جمع Sum
- در قسمت Add Subtotal To فیلدی رو انتخاب کنید که قراره عملیات روی اون انجام بشه یعنی میزان فروش.
- Ok رو بزنید.
شکل ۲- ابزار Subtotal در اکسل – تنظیمات پنجره Subtotal
با زدن Ok داده ها دسته بندی شده و جمع میزان فروش بالای هر دسته نمایش داده میشه.
شکل ۳- ابزار Subtotal در اکسل – داده های دسته بندی شده توسط Subtotal
توضیحات اجزای مختلف پنجره Subtotal
- At Each Change In
همونطور که در مثال توضیح داده شد، در این قسمت فیلدی انتخاب میشه که میخوایم دسته بندی روش انجام بشه. روی هر فیلدی که انتخاب کنیم، دسته بندی هر جا که داده اون فیلد عوض بشه، انجام میشه. در مثال بالا ماه رو انتخاب کردیم و از هر جا که ماه عوض میشه یک دسته تشکیل میشه.
- Use Function
عملیاتی که میخوایم روی داده ها انجام بشه رو انتخاب میکنیم. مثلا جمع، میانگین، شمارش، ضرب و …
- Add Subtotal To
عملیاتی که انتخاب میکنیم روی چه فیلدی باید انجام بشه؟ از این قسمت فیلدی که محاسبات روش انجام میشه رو انتخاب میکنیم.
- Replace Current Subtotals
این گزینه این امکان رو میده که بتونیم چند Subtotal رو اعمال کنیم. مثلا فرض کنید علاوه بر اینکه جمع فروش رو میخواید، میانگین فروش رو هم میخواید. برای این کار اول یکبار Sum رو میزنیم و Subtotal انجام میشه. بعد دوباره روی Subtotal کلیک میکنیم و تابع Average رو انتخاب میکنیم. بعد از اینکه تیک گزینه Replace Current Subtotal رو برداشتیم، Ok میکنیم. همونطور که در شکل ۴ می بینید هم جمع و هم میانگین فروش اضافه میشه. اگر این تیک رو نزنیم، تنظیمات قبلی حذف میشه و تنظیمات جدید اعمال میشه.
شکل۴- ابزار Subtotal در اکسل – محاسبات دوگانه Subtotal
- Page Break Between Groups
اگر تیک این گزینه رو بزنیم. طوری تنظیمات پرینت رو انجام میده که هر دسته در یک صفحه قابل پرینت خواهد بود.
- Summary Below Data
اگر این گزینه تیک زده شده باشه ردیف های Total در زیر هر دسته قرار میگیره و اگر تیک زده شده نباشه بصورت پیش فرض در بالای هر دسته قرار میگیره.
نحوه حذف کردن Subtotal
رو گزینه Subtotal کلیک کرده و گزینه Remove All رو بزنید.
شکل۵- ابزار Subtotal در اکسل – حذف Subtotal
این ابزار سرعت بالایی در دسته بندی داده ها و انجام محاسبات روی انها داره. در واقع این ابزار ترکیبی از گروه بندی دستی (Group/Ungroup) و تابع Subtotal هست. برای دسته بندی داده ها بصورت دستی پست گروه بندی داده ها رو مطالعه کنید.
