فیلتر کردن داده ها سریع ترین راه برای تهیه گزارش خیلی ساده از اطلاعات زیاد هست. از طریق فیلتر کردن در اکسل میتونیم از بین داده های زیاد، داده های با مشخصات خاصی رو ببینیم.
مثلا وقتی بخوایم از بین داده های مربوط به فروش، اطلاعات مختص یک محصول خاص رو ببینیم، از فیلتر استفاده میکنیم. این مشخصات میتونه روی هر نوع داده ای از قبیل متن، عدد و تاریخ اعمال بشه. مثلا فروش یک محصول مشخص، فروش در بازه تاریخ مشخص، فروش های بالای میانگین و …. رو مشاهده کنیم.
برای فیلتر کردن، کافیست محدوده اطلاعات رو انتخاب کنیم و از تب Data گزینه Filter رو کلیک کنیم.
با اینکار علامت های مربعی کوچک در کنار هر سر ستون قرار میگیره. با باز کردن این مربع کوچک، با توجه به جنس داده های هر ستون، اطلاعات مختلفی در فیلتر نمایش داده خواهد شد.
فایل نمونه جهت تمرین ابزار فیلتر رو میتونید در انتهای صفحه دریافت کنید.
فیلتر داده های عددی
بعد از زدن Filter مربع موجود در سرستون جمع ناخالص صورت وضعیت رو باز میکنیم. چون جنس داده ها عددی است، فیلترهای مربوط به عدد فعال میشه (شکل ۱):
شکل ۱- فیلتر کردن در اکسل – فیلتر اعداد
با توجه به جنس داده موجود در هر ستون، حالتهایی بصورت آماده وجود داره که در جدول زیر حالت های فیلتر متناسب با اعداد ارائه شده. اگر ویژگی غیر از موارد ارائه شده مد نظر باشه باید در قسمت Custom تایپ بشه که با استفاده از ؟ و * میشه این ویژگی ها رو ساخت.
با انتخاب یکی از گزینه های بالا پنجره مطابق شکل ۲ نمایش داده میشه که عدد مورد نظر رو در اون تایپ میکنیم و با توجه به مفهوم عبارت انتخابی، فیلتر انجام میشه.
شکل ۲- فیلتر کردن در اکسل – فیلتر اعداد
اگر بخوایم بیش از ۱ شرط رو در فیلتر اعمال کنیم، با استفاده از AND و OR میتونیم اینکارو انجام بدیم.فیلتر کردن داده ها
فیلتر داده های تاریخی
اگر روی ستونی که داده های از جنس تاریخ (میلادی) داره پنجره فیلتر رو باز کنیم، شرط های مختلفی در خصوص تاریخ مثل تاریخ امروز، داده های بین دو تاریخ، فصل بعدی، فصل قبلی و … موجود هست. شکل ۳ نشان دهنده همه فیلترهایی هست که میشه روی تاریخ اعمال کرد.
شکل ۳- فیلتر کردن در اکسل – فیلتر تاریخ میلادی
توجه داشته باشید که این امکان فقط روی تاریخ های میلادی امکان پذیر هست. اگه تاریخ های شمسی دارید، حتما یک ستون معادل تاریخ میلاادی در نظر داشته باشید که بتونید با استفاده از این امکانات فیلتر انجام بدید.فیلتر کردن داده ها
فیلتر داده های متنی
اگر جنس داده هایی که میخوایم فیلتر کنیم متنی باشه، شروط فیلتر متناسب با متن خواهد بود. جدول زیر رو ببینید:
از پنجره سرچ فیلتر هم میتونید برای فیلتر کردن استفاده کنید. به این ترتیب که با تایپ عبارت (عدد، متن و ….) مورد نظر، عملیات فیلتر با منطق Contain انجام میشه. یعنی هر سلولی که شامل عبارت مورد نظر بود رو نمایش میده.فیلتر کردن داده ها
موقع انتخاب محدوده برای فیلتر کردن، اطمینان داشته باشید که همه ردیف ها انتخاب شده باشند. چون اگر بین داده ها ردیف خالی وجود داشته باشه و درست انتخاب نکرده باشید، داده های قسمت دوم به بعد توی لیست فیلتر نمیاد. پس برای اینکه مطمئن بشید همه داده ها انتخاب شده، از سرستون داده ها رو انتخاب کنید.
فیلتر بر اساس رنگ:
اگر داده های بانک اطلاعاتی رنگ های مختلفی داشته باشند، براحتی میتونیم سلول ها رو بر اساس رنگ مورد نظر فیلتر کنیم.
شکل ۴- فیلتر کردن در اکسل – فیلتر بر اساس رنگ سلول
انجام محاسبات روی داده های فیلتر شده و عملیات خاص مثل تغییر رنگ، حذف، فرمول نویسی و … روی داده های فیلتر شده از مباحثی هست که خیلی مهم و مورد بحث هست که در آموزش های بعدی به این موضوعات می پردازیم.
