تابع If

تابع IF در اکسل
اغلب با استفاده از فرمول‌ها و توابع اکسل، محاسباتی را انجام می‌دهیم که شاید زمان‌بر بوده یا باید با دقت زیاد صورت گیرند. از آنجایی که رایانه‌ها از کارهای تکراری خسته نمی‌شوند و دقتشان نیز کاهش نمی‌یابد، بهترین ابزار برای انجام محاسبات زیاد و شاید پیچیده، رایانه‌ها و نرم‌افزارهای محاسبات رایانه‌ای است. اکسل هم به عنوان یک صفحه گسترده به منظور انجام محاسبات سطری و ستونی شکل گرفته است.

در نسخه‌های جدید از این نرم‌افزار، بیش از یک میلیون سطر و بیش از شانزده‌ هزار ستون در هر کاربرگ (worksheet) وجود دارد که نشانگر قابلیت انجام بیش از شانزده میلیارد محاسبه و فرمول است. همچنین وجود بی‌نهایت کاربرگ در یک پرونده اکسل (کارپوشه) از امکاناتی است که هر کاربری را مجاب به استفاده از اکسل می‌کند. از طرفی قابلیت ایجاد ارتباط و فرمول بین سلول‌های یک یا چند کاربرگ نیز در اکسل به محبوبیت آن اضافه کرده است.

برای شروع کار مقدمه‌ای از نحوه فرمول نویسی در اکسل ارائه می‌کنیم تا در ادامه هنگام استفاده و به کارگیری تابع IF در اکسل دچار مشکل نشویم.

مقدمه‌ای بر نوشتن فرمول در اکسل
برای مشخص کردن یک فرمول محاسباتی در اکسل از علامت «=» ابتدای وارد کردن فرمول در سلول استفاده می‌کنیم. به این ترتیب اگر قرار است که مقدار «1» با «2» جمع شده و در سلول A1 ثبت شود، از فرمول زیر استفاده می‌کنیم.

=1+2

به محض فشردن کلید Enter، محاسبات انجام شده و در سلول A1 مقدار 3 را مشاهده می‌کنید. از آنجایی که این فرمول، ارتباطی بین سلول‌های دیگر کاربرگ ایجاد نکرده است، به آن فرمول یا «سلول مستقل» (Independent Cell) می‌گوییم. در مقابل ممکن است به جای آنکه از مقادیر استفاده کنیم، آدرس سلول‌هایی که مقدار مورد نظر در آن قرار گرفته است، مبنای محاسبات قرار گیرند. در این صورت اگر کاربرگی به مانند شکل زیر داشته باشیم، فرمولی که باید در سلول A3‌ برای جمع سلول‌های A1 و A2 بنویسیم به مانند «A1+A2=» خواهد بود.
آموزش تابع شرطی IF در اکسل
گذاشتن شرط در اکسل با تابع IF بسیار پر کاربرد است و اتفاقا اکثر کاربران تازه کار اکسل با آن کمی مشکل دارند.

به نظر من مشکل اصلی آنها در 2 چیز است، اول آنکه خود تابع را دقیق درک نکرده اند و دوم آنکه تمرین کافی نمی کنند تا یکبار برای همیشه IF را یاد بگیرند.

جملات شرطی چه در اکسل باشد و چه در زبان روزمره دارای سه قسمت است که با حوصله می خواهم تک به تک این قسمت ها را برای شما شرح دهم:

قسمت اول تابع IF – مقایسه
در هر جمله شرطی ما معمولا در ابتدا یک مقایسه می کنیم به عنوان مثال:

* می گوییم که اگر معدل تو بالای 18 شود. (معدل با عدد 18 مقایسه می شود.

* می گوییم که اگر هوا بارانی بود . (وضعیت هوا با بارانی بودن مقایسه می شود)

* اگر بعد از ساعت 8 کارت بزنی (ساعت ورود با عدد 8 صبح مقایسه می شود)

* اگر حقوق تو بالای 1500000 تومان باشد ( مبلغ حقوق شما با مبنای 15000000 مقایسه می شود)

در همه مثال های بالا می بینید که چیزی با چیزی مقایسه می شود. بنابراین اولین قسمت یک جمله شرطی یا تابع IF در اکسل ، یک مقایسه خواهد بود.

قسمت دوم تابع IF – یک اتفاق
قسمت دوم جملات شرطی به ما می گوید که اگر پاسخ قسمت اول “درست از آب درآمد” چه اتفاقی باید بیافتد. و معمولا در فارسی از واژه “آنگاه” ، “اونوقت” و سپس بیان آن “اتفاق” استفاده می کنیم:

* که اگر معدل تو بالای 18 شود آونوقت “برایت پلی استیشن می خرم”

* می گوییم که اگر هوا بارانی بود آنگاه “چترت را ببر”

* اگر بعد از ساعت 8 کارت بزنی آنگاه “کسر کار خواهی خورد”

* اگر حقوق تو بالای 1500000 تومان باشد اونوقت “باید مالیات بدهی”

قسمت سوم تابع IF – یک اتفاق
قسمت سوم تابع IF در اکسل یا هر جمله شرطی به ما می گوید که اگر پاسخ مقایسه “درست از آب در نیامد”، چه اتفاقی باید بیافتد. معمولا در فارسی این قسمت بعد از واژه “وگرنه” و “در غیر اینصورت” بیان می شود:

* که اگر معدل تو بالای 18 شود آونوقت “برایت پلی استیشن می خرم” وگرنه “دوچرخه ات رو هم می گیرم”

* می گوییم که اگر هوا بارانی بود آنگاه “چترت را ببر” در غیراینصورت “کلاه تابستانیت را ببر”

* اگر بعد از ساعت 8 کارت بزنی آنگاه “کسر کار خواهی خورد” وگرنه “مشکلی نیست”

* اگر حقوق تو بالای 1500000 تومان باشد اونوقت “باید مالیات بدهی” و در غیر اینصورت “مشمول مالیات نیستی”

خلاصه و جمع بندی

پس یک جمله شرطی دارای سه قسمت است :

1) مقایسه

2) اتفاقی(یا کار یا محاسبه ای) که اگر پاسخ مقایسه درست بود باید رخ دهد.

3) اتفاقی(یا کار یا محاسبه ای) که اگر پاسخ مقایسه درست نبود باید رخ دهد.

عکس زیر اینها را به صورت خلاصه برای مثال هوای بارانی به شما نشان می دهد:

تابع شرطی if در اکسل

شکل کلی تابع IF در اکسل
تابع IF در اکسل سه ورودی دارد و ورودی ها با علامت کاما از هم جدا می شوند:

IF( … , … , ….)

این سه ورودی عبارتند از :

IF( Yk ebarat sharti , har formuli , har formuli)

در قسمت اول IF باید “یک عبارت شرطی” را بنویسید و در درس 1 گفتیم که عبارات شرطی یعنی چیزی با چیزی مقایسه شود و هر پس از انجام مقایسه یا پاسخ ما صحیح (True) می شود و یا غلط از آب در می آید (False).

مثلا می خواهیم بدانیم که آیا حقوق شما مشمول مالیات هستید یا خیر. برای اینکار باید حقوق شما را در سلول A1 می نویسیم و با حداقل حقوق تصویبی برای مالیات مقایسه کنیم بنابراین قسمت اول IF به شکل زیر خواهد شد:

IF( A1 > 15000000 , … , …)

در قسمت دوم IF هر فرمولی و یا هر محاسبه ای و یا هر چیزی که اکسل می فهمد چشمک را آن بنویسید. و این مقدار وقتی محاسبه می شود که پاسخ شرط شما “TRUE” شود و اگر پاسخ شرط شما FALSE شود، این محاسبه هرگز انجام نمی شود.

در این مثال ما 10% مبلغ حقوق را به عنوان مالیات محاسبه می کنیم و اگر حقوق بیش از 15000000 باشد، این محاسبه انجام می شود و به عنوان پاسخ فرمول IF نمایش داده می شود.

IF( A1 > 15000000 , A1*10% , …)

قسمت سوم IF ، می تواند دقیقا مانند قسمت دوم هر فرمول اکسلی باشد، و اگر پاسخ شرط شما FALSE شود، این محاسبه انجام می شود و به خروجی IF نمایش داده می شود .

در این مثال می خواهیم که مالیات حقوق زیر 15000000 عدد صفر باشد.