آموزش اکسس

اکسس یک «بانک اطلاعاتی» (Database) یا به زبان امروزی یک »پایگاه داده» است. مهمترین وظایف اصلی یک بانک اطلاعاتی، ذخیره و بازیابی اطلاعات و مدیریت عملیات مربوط ثبت و نگهداری اطلاعات است. بانک‌های اطلاعاتی یا پایگاه داده، اطلاعات را به شکل ساخت‌یافته‌ای (Structured) نگهداری کرده، در صورت نیاز آن‌ها را بازیابی (Retrieved) می‌کنند.

کاربردهای زیادی برای بانک اطلاعاتی می‌توان در نظر گرفت. اطلاعات پزشکی یا هویتی افراد در سازمان تامین اجتماعی یا ثبت احوال همگی از بانک‌های اطلاعاتی متعددی استفاده می‌کنند که به منظور تسهیل در امر نگهداری، ثبت، جستجو و بازیابی اطلاعات درخواستی، ایجاد شده‌اند.

به عنوان یک تعریف می‌توان گفت، بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده (Database) مجموعه‌ای سازمان یافته، از اطلاعات (داده‌ها) است. این مجموعه داده‌ها ممکن است به صورت و شکل‌های مختلف به یکدیگر مرتبط باشند.

ایجاد پایگاه داده های بزرگ

منظور از پایگاه داده بزرگ چیست؟ هر بانک اطلاعاتی با سوابق و داده ها و اطلاعا زیاد را می توان یک پایگاه داده بزرگ برشمرد و مطمئناً اگر چندین هزار رکورد داشته باشید ، برای مدیریت آنها به ابزاری مانند Access احتیاج خواهید داشت. اگرچه می توانید از Microsoft Excel (که برای یادگیری آن نیز مانند اکسس باید در دوره آموزش ICDL شرکت کنید.) برای ذخیره لیست سوابق استفاده کنید، اما کاربرد اکسل عمومی تر است. در واقع، شما نمی توانید از Excel برای تنظیم هر چیزی فراتر از یک لیست ساده که مرتب سازی و فیلتر نیاز دارد، استفاده کنید. تفاوات این دو نرم افزار در این است که هر کاری با سوابق و داده های پیچیده در Access به نحوبهتری انجام می شود.

ایجاد پایگاه داده با چند جدول

ممکن است پایگاه داده شما دارای 100 پرونده یا 100000 رکورد و یا حتی مقادیر بسیار بیشتری باشد. اگر در پایگاه داده خود نیاز به جداول جداگانه دارید و می خواهید روابطی را میان آن ها تعیین کنید، به یک پایگاه داده رابطه ای نیاز خواهید داشت، درست چیزی شبیه به اکسس.