آموزش اکسل, اخبار آموزشگاه, اخبار تصویری, اخبار فناوری

استخراج داده ها

 

 

بعضی وقت ها هست که شما میخواید دوتا کلمه یا حرف رو فیلتر کنید طوری که اگر در یک سلول این دو کلمه یا حرف کنار هم نباشند در فیلتر لحاظ بشند
راه حل قبلی ای که برای این کار وجود داشته و داره اینکه که شما داده ها تون رو انتخاب کنید و Ctrl + Shift + L رو بزنید تا پنجره فیلتر باز بشه و بعد به آدرس زیر برید:
Text Filter → Contains
در پنجره باز شده هم به صورت زیر عمل کنید
کلمه یا حرف اول رو بنویسید و بعد * رو تایپ کنید و بعد کلمه بعدی رو بنویسید. در انتها هم روی OK کلیک کنید
اما یک روش دیگه هم وجود داره که خیلی حرفه ای تر و سریع تر از روش قبلیه
کافیه که به آخرین سلول داده هایی که میخواید فیلتر کنید برید و داخل سلول به صورت زیر بنویسید
اول * رو تایپ کنید و بعد کلمه یا حرف اول و بعد * و بعد کلمه یا حرف دوم و بعد * رو تایپ کنید
بعد روی روی سلول کلیک راست کنید و از منوی Filter گزینه Filter by Selected Cell’s Value رو بزنید. میبینید که خیلی راحت داده هاتون فیلتر میشه

فیلتر در دنیای واقعی به ابزاری برای جداسازی گفته می‌شود. در اکسل نیز فیلتر همین وظیفه را دارد. به این معنی که به کمک فیلتر در اکسل می‌توانیم بعضی از سطرهای کاربرگ را به کمک معرفی کردن یک یا چند شرط، جدا کرده و براساس آن‌ها محاسباتی را صورت دهیم.

برای استفاده از فیلتر در اکسل دو راه‌کار وجود دارد. می‌توان با استفاده از ابزار فیلترگذاری، شرط یا شرط‌هایی را برای جدا کردن سطرهای کاربرگ مشخص کرد. از طرف دیگر با قید کردن ناحیه‌ای برای مشخص کردن شرط، امکان جداسازی چنین سطرهایی، به کمک فیلتر پیشرفته در اکسل وجود دارد. البته می‌توانید با کپی کردن نتیجه فیلتر در کاربرگ یا ناحیه‌ دیگر، تغییری در کاربرگ اصلی ایجاد نکرده ولی مطابق شرط داده‌ شده، سطرهای دلخواه را در اختیار کاربر قرار دهید.

قبل از هر چیز بهتر است هدف از اجرای فیلتر در اکسل را بدانیم. در بحث مربوط به مرتب‌سازی در اکسل به این موضوع پرداختیم که به کمک ایجاد یک ترتیب در کاربرگ، می‌توانیم سطرها را به دلخواه مرتب کرده و جستجو را سریع‌تر و راحت‌تر انجام دهیم. بعلاوه مرتب سازی براساس اقلام و مقادیر تکراری، باعث گروه‌بندی سطرهای کاربرگ می‌شود. با توجه به این موضوعات، مشخص است که گروه‌بندی یکی از مزایای استفاده از مرتب‌سازی است.

همین دلایل را می‌توان برای فیلتر کردن نیز در نظر گرفت. با این تفاوت که بعد از اجرای فیلتر، با به کارگیری بعضی از توابع در اکسل، می‌توانیم محاسباتی را برای سطرهای انتخاب شده، انجام دهیم.

  • سلول فعال را در ناحیه اطلاعاتی قرار دهید. به این ترتیب اکسل متوجه می‌شود که جدول اطلاعاتی در کجای کاربرگ قرار گرفته و باید چه ناحیه‌ای را فیلتر کند.
  • از برگه Data گزینه Filter را در بخش Sort & Filter انتخاب کنید.
  • علامت فیلتر روی اسامی ستون‌های جدول اطلاعاتی (مطابق با تصویر ۲) ایجاد خواهد شد.
  • ستونی که باید شرط مربوط به فیلتر روی آن اعمال شود را مشخص کرده و روی فلش (علامت فیلتر) ظاهر شده روی سلول، کلیک کنید.
  • شرط مربوط به فیلتر را مطابق با گزینه‌های لیست ظاهر شده، انتخاب کرده و دکمه OK را بزنید.

ربرد گزینه Copy to another location در Advanced Filter چیست ؟

حال اگر مجدد برروی ابزار Advanced Filter از سربرگ Data کلیک کنید و بدون تغییر شروط ، اینبار تیک گزینه Unique records only را فعال نمایید. مشاهده خواهید کرد که در اعمال فیلتر بعدی از رکوردهای اول و دوم تصویر فوق ، تنها یک رکورد فیلتر خواهد شد زیرا رکوردهای اول و دوم (تصویر فوق) تکراری هستند و با فعال کردن تیک Unique records only تنها یک رکورد از رکوردهای تکراری نمایش داده خواهد شد.

فیلتر کردن داده ها بصورت منحصر بفرد ( unique )

میتوان جهت استخراج آیتم های منحصر بفرد با استفاده از فیلتراسیون پیشرفته مثلا گرفتن نام مشتریان از یک لیست سفارش یا گردآوری لیستی از محصولات فروش رفته به صورت زیر عمل کرد . در این مثال لیست مورد نظر در مکان دیگری کپی می شود و لیست اصلی دست نخورده باقی می ماند .

توجه : لیست باید شامل سرستون باشد وگرنه ممکن است اولین آیتم بصورت دوبل ظاهر شود

۱- یک سلول را در مجموعه داده ها انتخاب کنید

۲- در ریبون data  مجموعهء sort &filter  ، tab ِ “advance filter” را به منظور باز شدن پنجره advance filter کلیک کنید

۳- Copy to anather location  را انتخاب کنید

۴- ستون (ستونها)ی را که می خواهید از آنها استخراج uniqe صورت گیرد انتخاب کنید

۵- Criteria range  را خالی بگذارید

۶- سلولی را برای شروع کپی در محلی دیگر انتخاب کنید

۷- قسمت unique record only  را تیک کنید

۸- OK  را کلیک کنید

 

استخراج داده ها در شیت‌ دیگر

اگر داده ها در برگه ای باشند شما می توانید در برگه ای دیگر داده های مورد نظرتان را زاآن اسنخراج کنید در این مثال داده ها در sheet1 و نتیجه در sheet2 کپی می شود.

۱-    به sheet2  بروید

۲-    سلولی را در بخش استفاده نشده برگه انتخاب کنید (در اینجا C4)

۳-    Advance filter  را کلیک کنید

۴-    Copy to anather location  را انتخاب کنید

۵-    در جعبهء the list range کلیک کنید

۶-     در  sheet1 محدوده داده ها را انتخاب کنید

۷-    در بخش  criteria range  کلیک کنید (اختیاری)

۸-    محدوده شرط را انتخاب کنید

۹-    در باکس copy to  کلیک کنید

۱۰-      درsheet2  یک سلول که می خواهید کپی داده ها از آنجا اغاز شود یا سرستونهائی که تایپ کرده اید را انتخاب کنید

۱۱-      در صورت تمایل unique record only  نیز تیک کنید(اختیاری)

 

بازگشت به لیست

مطالب مرتبط