ترفند اکسل برای افزایش سرعت کار

 قرار دادن عکس بر روی نمودارها

دادن عکس بر روی نمودارها

در هر بخش از Excel می توان عکس هم قرار داد. هر بخش، اعم از جدول، نمودار و … می تواند هر عنصر از جنس عکس را قبول کند. برای مثال در تصویر بالا می توانید پرچم دولتی داکوتای جنوبی را بر روی تکه ای از نمودار از طریق Series Options و گزینه Picture or texture fill قرار دهید یا لوگوی یک سایت را از طریق تب Insert و سپس قسمت Pictures بر روی نمودار وارد کنید. حتی می توانید تکه ای از نمودار را بدون رنگ و پرشدگی قرار دهید که در تصویر بالا مشخص است. شما می توانید اشیا مختلف را از بخش Clip art کپی کرده و بر روی عناصر تصویری خود (اعم از نمودار و …) در اکسل قرار دهید. مثلا برای مقدار مصرف آب، تصویر کوچک قطره آب و یا برای نشان دادن مقدار مخارج از تصویر کوچک دلار در کار خود استفاده کنید. البته استفاده زیاد از این تصاویر می تواند کار شما را به هم بریزد.

مهم ترین کلید های میانبر در اکسل

کلید های میانبر از بهترین ترفند های اکسل هستند. با استفاده از این ترفند های اکسل شما می توانید در زمان خود صرفه جویی کنید و یا به رئیس خود نشان دهید که استاد نرم افزار Ecxel هستید. در ادامه به مهم ترین کلید های میانبر در اکسل اشاره می کنیم.

کلید ترکیبی #+Ctrl+Shift: تغییر فرمت یک تاریخکلید ترکیبی ;+Ctrl: درج تاریخ روز جاری

کلید ترکیبی :+Ctrl+Shift: درج ساعت جاری (علامت : در کلید میانبر همان علامتی است که بین ساعت و دقیقه درج می شود مثلا 12:00)

کلید ترکیبی Ctrl+5: بر روی محتویات موجود در سلول خط می کشد

کلید ترکیبی Ctrl+0: ستون انتخاب شده را مخفی می کند

کلید ترکیبی Ctrl+9: ردیف انتخاب شده را مخفی می کند

کلید ترکیبی Ctrl+F6: سوییچ کردن بین کارپوشه های باز شده مختلف

کلید ترکیبی ‘+Ctrl: تغییر نحوه نمایش به فرمول

کلید ترکیبی Ctrl+PageUp یا PageDown: سوییچ کردن بین کاربرگ های مختلف

کلید ترکیبی F2: ادیت کردن سلول انتخاب شده

کلید ترکیبی Ctrl+F10: باز شدن منو راست کلیک (از آن به جای راست کلیک کردن می توان استفاده کرد)

کلیدهای جهتی را برای ویرایش به خدمت بگیرید!

یکی از دردسر هایی که موقع ویرایش یک فرمول در سلولی وجود دارد  تا کلیدهای جهت را می زنید می بینید که سلول های اطراف را انتخاب کرده و در فرمول جای گذاری نموده است. در حالی که شما قصد تان حرکت در فرمول نوشته شده بوده است.

برای رهایی از این موضوع و اینکه دیگر لازم نباشد موقع ویرایش فرمول دست به موس شوید خیلی راحت از کلید  F2 استفاده کنید. با زدن کلید F2 حالت  (Mode) نرم افزار به حالت ویرایش (Edit) تغییر می کند. وقتی شما بر روی یک سلول هستید و کلید f2 را می زنید فرمول آن سلول باز می شود. حالا می توانید به راحتی با کلیدهای جهتی شروع به ویرایش فرمول تان نمایید.

برای خروج از حالت ویرایش با زدن کلید Enter یا Esc به حالت نرمال(Ready) باز می گردید. این حالت های مختلف در نوار وضعیت پایین نرم افزار نمایش داده می شود. با این ترفند کاربردی اکسل سرعت عمل تان چند برابر خواهد شد.

 چگونه از داده های تکراری لیستی واحد بسازیم؟

در ساخت داشبورد در چند بخش نیاز به لیستی از داده هایمان داشتیم که به صورت یکتا و بدون داده تکراری باشد. اگر قرار بود تا یکی یکی داده ها را بررسی کنیم و لیست داده ها را به صورت دستی مهیا نماییم شاید ساعت ها طول می کشید. ولی در کمتر از چند ثانیه توانستیم این لیست را آماده کنیم.

برای ایجاد این لیست ستون مد نظر را انتخاب کردیم و سپس از آدرس زیر روند حذف موارد تکراری را انجام دادیم.

Data > Data Tools > Remove Duplicates

 فایل‌های اکسل را در Bulk باز کنید

وقتی با چندین فایل کار می کنید، به جای اینکه آنها را یکی یکی باز کنید یک راه دستی وجود دارد که همه انها را با یک کلیک باز کنید. فایل های مورد نظر را انتخاب کنید و کلید Enter را از روی کیبورد بزنید. تمام فایل ها به طور همزمان باز می شوند.

با عملکرد Validation محدودیت هایی را به داده ها اعمال کنید.

بمنظور حفظ اعتبار داده ها ممکن است گاهی نیاز داشته باشید که مقدار ورودی را محدود کنید و برای گام های بعدی از ترفندهای دیگری استفاده کنید. برای مثال سن افراد در این نمونه فاکتوریست که باید تماماً به عدد بیان شود و افراد دخیل در ان، باید سنی بین 18 تا 60 سال داشته باشند.

 خروجی به صورت Pdf

به احتمال زیاد شما فایل اکسل تان یا گزارشی که از آن تهیه نموده اید را اغلب به کاربر یا فردی دیگر مثل رئیس تان لازم هست ارائه دهید. اما آیا شما دوست دارید آنها همه داده ها و فرمول هایتان را ببینند؟ احتمال زیاد شما هم با من هم عقیده هستید که نه!

اگرچه راه های زیادی برای جلوگیری از مشاهده و تغییر  اطلاعات توسط کاربران دیگر وجود دارد (مثل مخفی کردن ، محافظت نمودن، یا پنهان کردن مقدار با فرمت ) ولی با کمی دانش در زمینه اکسل تمام این راه ها را می شود دور زد.

از قدیم گفتن که ساده ترین راه بهترین راه هست. اگر  می خواهید تا از تغییر دادن داده ها و فرمول هایتان توسط دیگران جلوگیری کنید خیلی راحت و سریع آن را به pdf  تبدیل کنید. حالا هر جا می خواهید بفرستید خیالتان راحت!

در نسخه های جدید آفیس این کار خیلی راحت تر شده است و دیگر نیازی به هیچ پلاگین برای تبدیل صفحات اکسل به pdf نمی باشد.

 ذخیره وقت با Auto-fill

آیا برای یک سلول فرمولی نوشته اید و لازم هست تا آن فرمول را دوباره برای سلول کناری آن هم بنویسید؟ بجای تایپ مجدد فرمول می توانید از Auto-fill استفاده کنید.

Auto-fill این اجازه را به شما می دهد تا به سرعت مقداری را از یک سلول به سلول های کناری آن نیز کپی کنید. که این سلول کناری هم می تواند در راستای افقی یا عمودی باشد.

فایل اکسل تان کُند کار می کند.

راه های افزایش سرعت فایل های اکسل زیاد هست که در مطالب بعدی به طور مفصل درباره آنها صحبت خواهم نمود. ولی یکی از راه هایی که سرعت فایل تان را افزایش می دهد استفاده از حالت محاسبه Manual هست.

این حالت محاسبات فایل را تا زمانی که شما به آن دستور ندهید اجرا نمی کند. یعنی شما می توانید ابتدا تمام فرمول نویسی ها و عدد گذاری هایتان را انجام دهید در آخر به اکسل دستور دهید که الان برایم محاسبات را انجام بده.

برای این منظور می توانید از آدرس زیر حالت Manual را فعال نمایید.

Formula > Calculation > Calculation Options > Manual

حالا هر زمانی که می خواهید محاسباتی را انجام دهید می توانید با کلید F9 یا گزینه  Calculate Now استفاده نمایید.