نکات کلیدی

روش ساختن لیست های کشویی

اگر می خواهید مقادیر ورودی را برای کاربران محدود کنید، منوهای کشویی راه حل خوبی برای این کار هستند. یک سلول خالی را انتخاب کنید، از تب Data و مطابق تصویر Data Validation را برگزینید. در تب Settings پنجره ظاهر شده گزینه List را انتخاب کنید، اکنون با انتخاب سلول هایی که مقادیر مورد نظر شما در آن است آیتم های این لیست را تامین کنید

جداسازی (Filter)

اگر به امکانات و ویژگی های ابزار فیلتر مسلط بشید، تاثیرش رو در سرعت و دقت فیلترها خواهید دید. حتما برای آشنایی با فیلتر مقالات مربوط به فیلتر، نکات پیشرفته، محاسبات در فیلتر رو مطالعه کنید.

نمایش متن های طولانی در سلول ها

در حالت پیش فرض وقتی متنی طولانی وارد یک سلول می کنید، اگر محتوای مورد نظر بیشتر از اندازه سلول باشد روی سلول های دیگر کشیده می شود که ظاهر خوشایندی ندارد. در ادامه ترفندهای کاربردی اکسل باید گفت برای حل این مشکل روی سلول مورد نظر کلیک راست کرده و Format Cells را بزنید، در تب Alignment گزینه Wrap Text را انتخاب و ok کنید. طول و عرض سطر مورد نظر را نیز می توانید به دلخواه خود تغییر دهید.

فرمت دهی شرطی یا Conditional Formatting در اکسل ابزاری فوق العاده کاربردی در زمینه بصری سازی داده هاست. بصری سازی یا Visualization، انجام تنظیماتی روی داده هاست برای اینکه تفسیر و درک داده ها راحت تر بشه. برای آشنایی با نحوه کارکرد این ابزار مقاله فرمت دهی شرطی رو مطالعه کنید.

Or/And: بررسی شرط های مختلف و ترکیب با If. آشنایی با Or/And

Vlookup: در یک دیتابیس اطلاعاتی رو پیدا میکنه و داده های مرتبط با اونو بر میگردونه. آشنایی با Vlookup

در این مقاله سعی کردیم موارد پرکاربرد اکسل در حسابداری رو معرفی کنیم و در واقع در مورد کاربرد اکسل در حسابداری صحبت کردیم. تسلط به این موارد و نکات ریز و تخصصی مربوط به هر کدوم از اینها اهمیت خیلی زیادی داره، علاوه بر این حتما سعی کنید به سایر حوزه ها و ابزارها و امکانات اکسل وارد بشید و خوب تسلط پیدا کنید.

 ایجاد نمودار

یکی از نیاز‌های مهم در جمع‌آوری و پردازش اطلاعات، نمایش صحیح آن‌ها به فرد یا افراد دیگر است. اگر شما هم با اعداد سر‌و‌کار دارید قطعا متوجه شده‌اید که نمایش اعداد در سلول‌ها به‌تنهایی تأثیر‌گذاری خوبی ندارد.

کپی کردن و پر کردن سلول ها با روشی جالب . بدین شکل که اگر در یک سطر یک بازه را انتخاب کنید و کلید های ترکیبی Ctrl+R را بزنید محتوای سمت چپ ترین خانه انتخابی در تمام بازه سمت راست کپی می شود . و برای ستون هم محتوای بالاترین سلول انتخابی با استفاده از کلید های ترکیبی Ctrl+D در زیر آن کپی می شود.

عایت حق تقدم در فرمول نویسی

نرم افزار اکسل برای انجام محاسبات و فرمول ها برای عملگرهای مختلف حق تقدم قائل می شود. مثلا اگر در یک عبارت از عمگرهای جمع،ضرب،تقسیم و توان استفاده شده باشد نرم افزار ابتدا عبارت شامل توان را محاسبه کرده، بعد عبارت های شامل ضرب و تقسیم را و در آخر عبارت های شامل جمع و تفریق را محاسبه می کند.

البته به یاد داشته باشید که عبارت های داخل پرانتز بالاترین اولویت را در یک فرمول دارا می باشد.

نامتوالی:

اگر چند سلولی را که در مکان های  مختلفی قرار گرفته اند (پشت سر هم نیستند) را انتخاب کنیم با علامت ( ; ) در بین نام سلول های انتخابی  روبرو خواهیم  شد که نمایانگر انتخاب سلول های نا متوالی در فرمول نوشته شده است. مثلا اگر فقط سلول B1 و B3 را برای فرمول نویسی انتخاب کنیم ، فرمول به شکل (B1;B3)= نوشته میشود.برای مثال  در اینجا بر روی سلول B5 را که بعنوان سلول مقصد در نظر گرفته  شده کلیک کنید. سپس در این سلول علامت مساوی قرار  گرفته است . در ادامه از فرمول B1 تا B4 را با دراگ کردن انتخاب  کنید(داده  پشت سر هم ). نتیجه  عمل   در سلول B5 به این صورت خواهد بود (B1:B4)= که این یک فرمول نوشته شده در اکسل میباشد و جوابی را در  عمل ندارد و پس از فشردن کلید Enter با جواب (نادرست Value ) مواجه میشوید.

لیست توابع برای محاسبات حسابداری در اکسل  :

 SLN: تابع محاسبه هزینه استهلاك به روش خط مستقیم

VDB: تابع محاسبه دوره خاص هزینه استهلاك به روش نزولی

FV : تابع محاسبه ارزش آتی سرمایه گذاریها

PV : تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه گذاري – اقساط مساوی

 NPV: تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه گذاري

PMT: تابع محاسبه اقساط وام

 PPMT: تابع محاسبه اقساط مربوط به اصل وام

 IPMT: تابع محاسبه اقساط مربوط به بهره

 SYD: تابع محاسبه هزینه استهلاك به روش مجموع سنوات

DB : تابع محاسبه هزینه استهلاك نزولی در مدت معین

 DDB: تابع محاسبه هزینه استهلاك به روش نزولی مضاعف در مدت معین

XNPV: تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه گذاري بر حسب تاریخ

NPER: تابع محاسبه تعداد دوره هاي مورد نیاز براي سرمایه گذاري

 RATE: تابع محاسبه نرخ بهره

MIRR: تابع محاسبه نرخ داخلی کارکرد سرمایه

 ACCRINT: تابع محاسبه بهره متعلقه اوراق قرضه از زمان صدور تا بازخرید اوراق

 IRR: تابع محاسبه نرخ بازده داخلی سرمایه گذاري

 XIRR: تابع محاسبه نرخ بازده داخلی سرمایه گذاري بر حسب تاریخ

اهمیت پرانتز در فرمول نویسی حرفه ای

در فرمول نویسی، بعد از زدن = و تایپ نام تابع مورد نظر و باز کردن پرانتز، آرگومان های مربوط به اون تابع نمایش داده می شه. به ازای هر تابع، یک پرانتز باز می شه و یک پرانتز همه بسته می شه. دقت کنید که بخصوص در ترکیب توابع، این موضوع ممکنه به یک مسئله پیچیده تبدیل بشه. پس اهمیت تعداد و جای پرانتزها بسیار بسیار بالا هست.

مثلا در شکل ۱ می بینید که پرانتز مشکی رنگ که مربوط به تابع Index هست بسته نشده است. در واقع پرانتز تابع (Column(A2 به درستی بسته نشده است و این باعث شده که پرانتز آخر به عنوان پرانتز تابع Column شناخته شود.

نحوه صحیح پرینت گرفتن

شاید یکی از موارد مهم در اکسل که کمتر به آن پرداخته شده همین موضوع پرینت گرفتن باشد. فایل‌های اکسل در اکثر موارد و به دلایل مختلف فقط برای نگهداری در کامپیوتر‌ها ساخته می‌شوند. به همین دلیل اکثر کاربران توجهی به صفحه‌بندی و موارد مشابه برای چاپ اطلاعات ندارند و زمانی که قصد پرینت گرفتن دارند با مشکل مواجه می‌شوند.

نمایش درست اطلاعات در صفحه مانیتور شاید خیلی مهم باشد، اما نمایش اطلاعات روی برگه چاپی نیز اهمیت ویژه‌ای دارد. زیرا هنگام ارائه اطلاعات به‌صورت چاپی، نظم صفحات می‌تواند تأثیر زیادی در انتقال اطلاعات داشته باشد. ویدیوی زیر به شما کمک می‌کند تا بتوانید بهترین حالت نمایشی در پرینت را برای اسناد تنظیم کنید.

Average (میانگین گیری):

ابتدا سلول مقصد را مشخص کنید و با انتخاب این گزینه مشاهده میکنید که کلمه Average  در سلول مقصد نوشته میشود.اکنون کافی است که محدوده سلولی و یا سلول های مورد نظر را انتخاب کنید تا میانگین این سلول ها محاسبه شود.

Count (شمارش سلول های عددی):

ابتدا سلول مقصد را مشخص نمایید. سپس با کلیک بر روی این گزینه مشاهده میکنید که کلمهCount در سلول مقصد نوشته شده است. اکنون کافی است که   سلول های مورد نظر را انتخاب کنید تا عملیات شمارش سلولی بر روی آنها با انجام شود.

قابل به ذکر است که در این روش سلول های خالی و سلول هایی که حاوی متن هستند شمارش نمیشوند.

Min(پیدا کردن کمترین مقدار):

ابتدا سلول مورد نظر  را مشخص کنید و با انتخاب این گزینه مشاهده میکنید که کلمه (کمترین مقدار)Min در سلول مقصد نوشته میشود.اکنون کافی است که سلول های  انتخاب شده  درگ کنید و کمترین داده موجود در این سلول ها در خانه  مقصد نوشته شود.

Max (پیدا کردن بیشترین مقدار):

ابتدا سلول مقصد را مشخص کنید و با انتخاب این گزینه مشاهده میکنید که کلمه (بیشترین مقدار)Max در سلول مقصد نوشته میشود.اکنون کافی است که محدوده سلولی مورد نظر را انتخاب کنید تا بیشترین داده  موجود در این سلول ها در خانه منتخب  نوشته شود.

۴- کتابخانه تابع (Function Library)

کتابخانه توابع دارای گروه وسیعی از توابع میباشد. برای دیدن Function Library میتوانید ، از نوار ابزار بالای برنامه به سربگ Formula بروید. در سمت چپ این سربرگ به کادر گروهی توابع با نام Function Library مواجه خواهید شد که دارای گزینه های زیادی میباشد. که این توابع به شرح زیر می باشند.

جمع خودکار و سریع (AutoSum) :

به راحتی داده های سلولی انتخاب شده را محاسبه میکند.

آخرین توابع استفاده شده (Recently Used) : تمامی توابعی را که اخیرا از آنها استفاده کرده اید را مشخص میکند.

مالی (Financial) :

داده های مالی را مورد محاسبه قرا خواهد داد.

منطقی (Logical) : درست ، غلط و… را مشخص میکند.

متنی (Text) : توابعی که مبتنی بر متن هستند.